Để tạo ra một ấn phẩm báo cáo thường niên chất lượng và ấn tượng, quy trình thiết kế báo cáo thường niên không hề đơn giản. Một công ty thiết kế chuyên nghiệp sẽ có những phương thức làm việc rất khoa học. Mục đích không chỉ là tạo ra sản phẩm chất lượng, ấn tượng mà phải đảm bảo thời hạn bàn giao thành phẩm. Cùng chúng tôi tìm hiểu quy trình thiết kế báo cáo thường niên của một công ty được cho là chuyên nghiệp.
Mục lục
Lên định hướng làm báo cáo thường niên
Trước khi làm bất kỳ một dự án thiết kế nào, định hướng thiết kế là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Chỉ khi doanh nghiệp biết rõ mình muốn gì, yêu cầu của mình ra sao, ngân sách và thời gian thực hiện thế nào, khi đó doanh nghiệp mới có thể tìm được đơn vị phù hợp. Việc lên ý tưởng và lập kế hoạch trước giúp công ty có cái nhìn tổng quan và dễ dàng triển khai các bước tiếp theo. Các yếu tố định hướng bao gồm:
Ý tưởng chủ đề
Ý tưởng chủ đề là yếu tố đầu tiên trong quy trình thiết kế báo cáo thường niên. Ý tưởng có thể là phát triển bền vững, đột phá công nghệ hoặc lan toả giá trị nhân văn hay công nghệ xanh cho cuộc sống an lành,.. Chủ đề này liên quan trực tiếp hay nói chính xác là tóm gọn tổng quan bức tranh năm qua của doanh nghiệp. Chủ đề này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nội dung, hình ảnh, phong cách thiết kế của toàn bộ cuốn tài liệu.
Phong cách thiết kế
Dựa trên chủ đề đã chọn, phong cách thiết kế sẽ được xây dựng để truyền tải thông điệp. Phong cách có thể là hiện đại, tối giản, sang trọng, hoặc gần gũi. Định hướng phong cách sẽ quyết định cách sử dụng màu sắc, kiểu chữ và hình ảnh trên toàn bộ báo cáo.
Dung lượng trang
Số trang của báo cáo cần phải đủ để truyền tải thông tin nhưng cũng không nên quá dài gây cảm giác nặng nề cho người đọc. Định hướng về dung lượng sẽ dựa trên lượng nội dung mà công ty muốn truyền tải, thông thường từ 50 đến 100 trang là phù hợp cho một báo cáo thường niên chi tiết. Số lượng trang có thể lên tới hơn 100 hoặc gần 200 trang phụ thuộc vào quy mô công ty lớn, tập đoàn.
Kích thước báo cáo
Lựa chọn kích thước cho báo cáo cũng là yếu tố quan trọng để phù hợp với mục đích sử dụng. Kích thước phổ biến cho báo cáo thường niên là khổ A4 hoặc khổ vuông, giúp dễ dàng lưu trữ và trình bày.
Các hạng mục cần thực hiện
Một báo cáo thường niên chuyên nghiệp bao gồm các hạng mục như biên tập nội dung, chụp hình, dịch thuật, thiết kế và in ấn. Xác định rõ các hạng mục giúp công ty có kế hoạch chi tiết và phối hợp giữa các bộ phận liên quan. Mục đích là để cân đối ngân sách và phân công công việc cho phù hợp.
Bởi có doanh nghiệp tự biên tập nội dung, tự chụp hình, họ chỉ thuê thiết kế và in ấn. Trong khi một số doanh nghiệp khác có xu hướng thuê trọn gói để đảm bảo sự nhất quán, chuyên nghiệp trong cuốn báo cáo.
Biên tập nội dung
Bước hai trong quy trình thiết kế báo cáo thường niên chính là biên tập nội dung. Sau khi xác định rõ chủ đề cuốn báo cáo, nội dung sẽ được biên tập theo hướng truyền tải thông điệp một cách ấn tượng. Nội dung được cho là linh hồn của báo cáo thường niên, vì vậy việc biên tập nội dung cần được thực hiện kỹ lưỡng và chính xác. Biên tập nội dung bao gồm:
- Lên khung nội dung chính.
- Thu thập thông tin
- Phân loại và sắp xếp
- Biên tập chi tiết
- Kiểm duyệt nội dung
Chụp hình báo cáo thường niên
Hình ảnh là yếu tố trực quan giúp báo cáo thường niên thêm sinh động và chuyên nghiệp. Sau khi có nội dung chi tiết, quy trình thiết kế báo cáo thường niên tiếp theo chính là tìm hình ảnh để minh hoạ cho nội dung đó. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có sẵn những hình ảnh phù hợp. Vì vậy mới cần tới gói chụp hình báo cáo thường niên, mục đích là để có những bức hình phù hợp nhất với nội dung báo cáo. Mà điều này chỉ có thể thực hiện sau khi có nội dung chi tiết.
Thông thường, hình ảnh sẽ bao gồm một số hình ảnh cơ bản như:
- Chụp hình ban lãnh đạo
- Chụp hình các phòng ban công ty
- Chụp hình hoạt động sản xuất kinh doanh
- Chụp hình các sản phẩm, dịch vụ
- Chụp hình các dự án tiêu biểu
- Chụp hình các hoạt động tiêu biểu
Hình ảnh trong báo cáo thường niên cần có chất lượng cao để in ấn. Để tăng tính thẩm mỹ, các hình ảnh phải được chọn lọc kỹ lưỡng và điều chỉnh ánh sáng, bố cục hài hòa.
Thiết kế báo cáo thường niên
Thiết kế là công đoạn tạo ra bản trình bày cuối cùng của báo cáo. Quy trình thiết kế báo cáo thường niên bao gồm:
Thiết kế bìa: Bìa là ấn tượng đầu tiên khi người đọc tiếp xúc với báo cáo, nên thiết kế bìa phải thật nổi bật và thu hút. Thiết kế bìa thường sẽ gắn liền với chủ đề và phong cách đã định hướng. Để tăng tính chuyên nghiệp, công ty có thể sử dụng biểu tượng, logo và màu sắc thương hiệu để tạo sự nhận diện.
Thiết kế trang trong: Các trang nội dung bên trong cần được thiết kế đồng nhất, từ cách bố trí tiêu đề, phông chữ, màu sắc đến cách sắp xếp hình ảnh. Các số liệu và biểu đồ cần được trình bày rõ ràng, dễ nhìn để người đọc dễ dàng theo dõi.
Sử dụng màu sắc thương hiệu: Để duy trì tính nhận diện thương hiệu, màu sắc chủ đạo của công ty nên được sử dụng xuyên suốt báo cáo. Việc này giúp tăng tính chuyên nghiệp và gắn kết thương hiệu.
In báo cáo thường niên
In ấn là bước cuối cùng để hoàn thiện báo cáo thường niên sau khi đã hoàn chỉnh bản thiết kế. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ cần in ấn để trình trước hội đồng cổ đông. Các yếu tố quan trọng trong quá trình in ấn bao gồm:
- Lựa chọn chất liệu giấy bìa, chất liệu giấy trang trong
- Lựa chọn quy cách đóng quyển, quy cách gia công
- Công nghệ in
- Kiểm tra bản in thử
- In hàng loạt số lượng lớn
Thực hiện quy trình thiết kế báo cáo thường niên một cách bài bản, từ lên ý tưởng, biên tập nội dung, chụp hình, thiết kế đến in ấn, sẽ giúp công ty tạo ra một tài liệu chất lượng cao, nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp và tạo dựng niềm tin với các nhà đầu tư. Tuy nhiên, việc hợp tác với một công ty thiết kế báo cáo thường niên uy tín sẽ giúp doanh nghiệp hiện thực hoá ý tưởng một cách tốt nhất.
>> Đọc thêm: thiết kế báo cáo thường niên
