In báo cáo thường niên là một bước cuối cùng trong quy trình làm báo cáo thường niên nhưng lại có yếu tố quyết định chất lượng thành phẩm. Để đảm bảo chất lượng của tài liệu này cần đảm bảo một quy trình in ấn chuyên nghiệp, kỹ lưỡng từ khâu xác định số lượng, chất liệu giấy in, quy cách in, công nghệ in đến quy cách gia công bìa. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin chi tiết giúp bạn có cái nhìn một cách tổng quan hơn về dịch vụ này.
Mục lục
Xác định số lượng đặt in báo cáo thường niên
Xác định số lượng in là bắt buộc vì ảnh hưởng đến nhiều yếu tố như: công nghệ in, chi phí in. Khi xác định được một số lượng in tương đối, nhà in sẽ báo giá cũng như tư vấn sát nhất cho doanh nghiệp.
Xác định số lượng đặt in báo cáo thường niên dựa trên mục tiêu sử dụng của tài liệu này, dựa trên số lượng cổ đông, nhà đầu tư, đối tác và các bên liên quan mà doanh nghiệp cần gửi báo cáo.
Dung lượng trang trên mỗi quyển
Xác định số lượng trang trên mỗi quyển để giúp lên kế hoạch in ấn phù hợp với thiết kế và in ấn. Số lượng của tài liệu sẽ phụ thuộc vào thông tin mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Thông tin thường bao gồm: báo cáo tài chính, hoạt động kinh doanh, các thành tựu nổi bật và kế hoạch phát triển. Thông thường một cuốn báo cáo sẽ bao gồm từ 60 đến 200 trang tuỳ theo quy mô và lượng thông tin doanh nghiệp muốn đưa vào.
Công nghệ in báo cáo thường niên
Công nghệ in là yếu tố quan trọng liên quan trực tiếp đến chất lượng của ấn phẩm. Thông thường có hai kỹ thuật in chính là in offset và in kỹ thuật số. Tuỳ theo đơn hàng số lượng lớn hay nhỏ để doanh nghiệp cân nhắc công nghệ in cho phù hợp. Cụ thể:
In offset phù hợp với đơn hàng số lượng lớn, chất lượng in sẽ sắc nét và tiết kiệm chi phí hơn nếu đặt in số lượng lớn.
In kỹ thuật số phù hợp với đơn hàng số lượng nhỏ, cho phép in nhanh và linh hoạt với chi phí thấp hơn so với in offset cho đơn hàng ít.
Chất liệu giấy in báo cáo thường niên
Chất liệu giấy in báo cáo thường niên sẽ bao gồm giấy bìa và giấy trang trong. Chất liệu giấy sẽ ảnh hưởng đến hình thức và chất lượng của báo cáo thường niên. Thông thường, giấy bìa sẽ dày hơn và gồm các quy cách gia công đặc biệt hơn để tạo cảm giác sang trọng, chắc chắn, trong khi trang trong sử dụng giấy có độ dày vừa phải dễ lật giở, tiết kiệm chi phí. Một số loại giấy phổ biến được dùng in báo cáo thường niên như:
Giấy bìa: Giấy Couche hoặc Bristol thường được ưa chuộng cho bìa, có độ dày từ 250-300 gsm. Loại giấy này mang lại độ bóng, mịn và cảm giác cầm chắc tay.
Giấy trang trong: Giấy Fort hoặc Couche mỏng với độ dày khoảng 80-120 gsm thường được dùng cho trang trong, đảm bảo dễ đọc và lật trang.
Quy cách đóng quyển
Quy cách đóng quyển rất quan trọng với việc in báo cáo thường niên, ảnh hưởng trực tiếp đến độ bền của ấn phẩm. Có rất nhiều phương pháp đóng quyển phổ biến như đóng gáy keo, đóng lò xo, … Mỗi loại phù hợp với yêu cầu và mục đích khác nhau.
Đóng gáy keo: Phù hợp cho số trang nhiều, giúp cuốn sách có thể mở rộng mà không lo bung gáy. Kỹ thuật này thường được ứng dụng phổ biến trong in báo cáo thường niên giúp cuốn báo cáo chuyên nghiệp và đơn giản hơn.
Đóng lò xo: Phù hợp cho báo cáo ít trang, giúp dễ dàng lật giở từng trang và có tính linh hoạt cao. Nhưng kỹ thuật này khiến cuốn báo cáo không được chuyên nghiệp.
Việc lựa chọn phương pháp đóng quyển cần phù hợp với dung lượng trang và mục đích sử dụng để đảm bảo sự thuận tiện và thẩm mỹ.
Quy cách gia công bìa
Gia công bìa báo cáo thường niên là bước cuối cùng trong in báo cáo thường niên nhưng rất quan trọng để tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Một số phương pháp gia công bìa phổ biến bao gồm:
Cán bóng hoặc cán mờ: Giúp tăng độ bền cho bìa, tạo cảm giác sang trọng và bảo vệ bìa khỏi bụi bẩn, trầy xước.
Ép kim, ép nhũ: Tạo điểm nhấn cho logo hoặc tiêu đề, làm tăng tính thẩm mỹ và sự sang trọng.
Dập nổi hoặc dập chìm: Tạo hiệu ứng nổi hoặc chìm cho các chi tiết, tạo chiều sâu và sự tinh tế cho bìa.
Tuy nhiên, điều đáng nói là các quy cách gia công bìa này đều tốn kém chi phí. Do đó, doanh nghiệp cần tham khảo kỹ lưỡng để đảm bảo chúng nằm trong ngân sách in ấn của doanh nghiệp.
Như vậy, dịch vụ in báo cáo thường niên không chỉ dừng lại ở việc in ấn đơn thuần mà còn bao gồm nhiều yếu tố từ việc lên kế hoạch số lượng, chất liệu giấy, công nghệ in đến gia công bìa. Nhưng doanh nghiệp quan tâm chủ yếu chính là chất lượng và giá thành. Do đó, để không phải lo quá nhiều khâu như vậy, doanh nghiệp cần tìm đến đơn vị in báo cáo thường niên chuyên nghiệp uy tín. Từ đó sẽ có chuyên viên hướng dẫn doanh nghiệp chi tiết từng bước để có thể hợp tác thuận lợi nhất, bàn giao thành phẩm đúng hạn, đúng chất lượng đã ký kết.
>> Đọc thêm: thiết kế báo cáo thường niên
