Kỷ yếu doanh nghiệp là một tài liệu quan trọng giúp lưu giữ những dấu ấn, thành tựu và sự phát triển của công ty suốt một chặng đường dài. Tuy nhiên, để có một cuốn kỷ yếu chất lượng, hấp dẫn người đọc và dễ hiểu, việc chuẩn bị và cách viết kỷ yếu cần có kế hoạch chi tiết, rõ ràng. Nếu chưa biết cách thực hiện, hãy theo dõi các bước dưới đây.
Mục lục
Lên định hướng viết kỷ yếu
Trước khi bắt tay vào viết kỷ yếu, bạn cần xây dựng một định hướng rõ ràng. Khi có định hướng bạn biết sẽ cần làm gì, phân công nhiệm vụ cho những ai nếu doanh nghiệp tự thực hiện nội bộ. Hoặc sẽ cân nhắc được số lượng bài viết cũng như chi phí nếu đi thuê biên tập.
Xây dựng khung nội dung kỷ yếu: Khung nội dung là bộ khung chính giúp kỷ yếu của bạn có trình tự, logic và truyền tải đúng thông điệp. Một khung kỷ yếu phổ biến bao gồm: lời mở đầu, lịch sử phát triển, các mốc quan trọng, sản phẩm/dịch vụ chính, thành tựu, cá hoạt động Đảng, đoàn thể, văn hoá doanh nghiệp, hoạt động an sinh xã hôi, định hướng tương lai và bài viết kỷ yếu.
Xác định số lượng bài cần viết: Tuỳ theo độ dài và mức độ chi tiết mong muốn, bạn có thể xác định số lượng bài phù hợp. Thông thường, một phần nội dung sẽ gồm 1-2 bài kỷ yếu, mỗi bài đại diện cho một chủ đề riêng biệt. Riêng đối với bài viết kỷ yếu số lượng bài có thể lên tới 4,5 bài tuỳ theo dòng kỷ ức của từng doanh nghiệp. Sau khi thống nhất phần khung sườn kỷ yếu, bạn sẽ ngay lập tức nhìn ra số lượng bài viết kỷ yếu cần thiết.
Xác định chủ đề và phong cách viết: Phong cách viết kỷ yếu có thể trang trọng, chuyên nghiệp hoặc nhẹ nhàng, gần gũi. Chủ đề chính nên xoay quanh những điểm nhấn nổi bật của doanh nghiệp và những giá trị văn hóa. Chủ đề cũng có thể là hành trình phát triển hay định hướng tương lai. Ví dụ: 20 năm một chặng đường, tự hào 30 năm xây dựng và phát triển, vững vị thế – vươn tầm cao,…
Cách viết kỷ yếu có thể đơn giản hay phức tạp là phụ thuộc vào quá trình bạn lên định hướng đủ chi tiết và rõ ràng hay chưa. Ở bước đầu này, nếu chưa từng làm kỷ yếu, doanh nghiệp hãy cân nhắc đến dịch vụ thiết kế trọn gói. Lúc này doanh nghiệp sẽ được khai thác thông tin, định hướng một cách chuyên nghiệp nhất.
Tổng hợp thông tin viết kỷ yếu
Kỷ yếu cần sự chính xác và phong phú về mặt thông tin. Việc thu thập thông tin cần được thực hiện kỹ lưỡng từ nhiều nguồn khác nhau.
Nguồn tư liệu từ tài liệu công ty: Các báo cáo, hồ sơ lưu trữ, thông cáo báo chí hay các tài liệu liên quan đều là nguồn tư liệu quý báu, cung cấp những số liệu và thông tin cần thiết.
Nguồn thông tin từ các phòng ban liên quan: Hãy phối hợp với các phòng ban như marketing, kinh doanh, nhân sự để có cái nhìn toàn diện. Mỗi phòng ban sẽ đóng góp một phần thông tin, tạo nên sự đa dạng và phong phú cho nội dung kỷ yếu.
Ban lãnh đạo và nhân viên cũ: Phỏng vấn ban lãnh đạo và nhân viên lâu năm là cách tuyệt vời để thu thập những câu chuyện, trải nghiệm chân thực về quá trình phát triển của doanh nghiệp.
Nếu khó khăn trong việc tổng hợp thông tin thì sao?
Doanh nghiệp sẽ cố gắng ở mức tốt nhất để thu thập thông tin cũ. Nếu không thể tìm lại những thông tin cũ, hãy viết chung chung thay vì viết sai sự thật. Những chủ đề không thể thu thập được có thể không viết về chủ đề đó.
Các để tổng hợp thông tin đầy đủ và nhanh chóng, chính là lên danh sách mọi thông tin cần tổng hợp, hỏi đúng người có liên quan. Có như vậy việc viết kỷ yếu mới có thể tiến hành nhanh chóng và thuận lợi được.
Biên tập chi tiết
Sau khi đã có thông tin, bạn cần bắt đầu biên tập nội dung chi tiết. Hãy chú ý đến cách trình bày và sử dụng ngôn từ để đảm bảo kỷ yếu của bạn dễ đọc, cuốn hút và truyền đạt đúng thông điệp. Mỗi bài viết trong kỷ yếu cần có bố cục mạch lạc, hình ảnh minh họa và các câu chuyện cụ thể để tạo điểm nhấn.
Tổng hợp thông tin thì tổng hợp càng nhiều càng tốt, nhưng khi biên tập chi tiết thì phải biên tập theo từng bài cụ thể. Thông tin lúc này cần được giản lược, ngắn gọn, súc tích và rõ ràng, không nên viết kỷ yếu lan man, tranh việc tốn nhiều dung lượng trang, tốn chi phí mà còn khó khăn cho việc thiết kế khoa học.
Hiệu chỉnh và hoàn thiện
Cuối cùng, kỷ yếu cần được rà soát kỹ lưỡng về nội dung, hình thức và cách diễn đạt. Bạn nên hiệu chỉnh để loại bỏ các lỗi chính tả, ngữ pháp và cải thiện những câu từ chưa mượt mà. Đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và không bị trùng lặp.
Viết kỷ yếu doanh nghiệp đòi hỏi một quy trình chi tiết và cẩn thận từ khâu lên kế hoạch đến khâu hoàn thiện. Nếu không có kinh nghiệm hoặc không có nhân sự chuyên môn đảm nhận, doanh nghiệp hãy đăng ký gói biên tập nội dung riêng, hoặc gói thiết kế kỷ yếu trọn gói để đảm bảo tính chuyên nghiệp, nhất quán.
>> TÌM HIỂU THÊM: thiết kế kỷ yếu công ty
