Việc thiết kế kỷ yếu cho công ty được đánh giá là một nhiệm vụ quan trọng trong việc lưu giữ hành trình phát triển và văn hoá doanh nghiệp. Kỷ yếu không chỉ là cuốn sách kỷ niệm đơn thuần mà còn là tài liệu quý giá trong việc xây dựng thương hiệu và gắn kết tập thể. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình thiết kế kỷ yếu công ty giúp bạn có cái nhìn toàn diện và tối ưu.
Mục lục
Xác định khổ giấy
Bước đầu tiên trong quy trình thiết kế kỷ yếu là xác định khổ giấy. Kích thước kỷ yếu sẽ ảnh hưởng đến bố cục, cách trình bày và chi phí in ấn. Nếu không xác định trước kích thước khổ giấy mà cứ tiến hành làm, sau đó lại thay đổi kích thước sẽ phát sinh nhiều vấn đề cần hiệu chỉnh thiết kế rất mất thời gian. Do đó, ngay khi bắt tay thiết kế, việc đầu tiên cần lưu ý là xác định khổ giấy.
A4 (21 x 29.7 cm): Đây là khổ giấy phổ biến, dễ sử dụng và phù hợp với hầu hết các loại kỷ yếu. Khổ A4 cho phép hiển thị rõ ràng hình ảnh và nội dung mà không làm tăng quá nhiều chi phí in ấn.
A5 (14.8 x 21 cm): Nhỏ hơn khổ A4, khổ A5 tạo cảm giác gọn gàng và dễ mang theo. Tuy nhiên, với kích thước này, cần chú ý sắp xếp nội dung hợp lý để tránh bị rối mắt.
Khổ vuông (21 x 21 cm hoặc 20 x 20 cm): Đây là một lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp yêu thích sự độc đáo, hiện đại và trẻ trung. Kỷ yếu khổ vuông giúp hiển thị hình ảnh nổi bật nhưng có thể yêu cầu kỹ thuật dàn trang phức tạp hơn.
Sau khi chọn được khổ giấy phù hợp, các bước tiếp theo sẽ dễ dàng hơn trong việc lên ý tưởng bố cục và triển khai nội dung.
Chuẩn bị chủ đề và nội dung chi tiết của kỷ yếu
Bước thứ hai trong quy trình thiết kế kỷ yếu là chọn chủ đề và chuẩn bị nội dung kỷ yếu chi tiết.
Chủ đề của kỷ yếu sẽ quyết định phong cách thiết kế và định hướng toàn bộ cuốn sách. Có thể lựa chọn một chủ đề gắn liền với văn hóa công ty, mục tiêu phát triển, hoặc những sự kiện nổi bật trong năm. Dưới đây là các bước cơ bản để chuẩn bị chủ đề và nội dung chi tiết:
Chọn chủ đề: Chủ đề nên gần gũi với văn hóa và hoạt động của công ty, đồng thời dễ dàng thu hút sự chú ý của người đọc. Một số chủ đề phổ biến như “Hành trình phát triển”, “Đồng hành và phát triển”, …
Lên nội dung chi tiết: Sau khi xác định chủ đề, bước tiếp theo là phân chia nội dung cụ thể cho từng phần. Nên chia theo các chương như: Giới thiệu công ty, Các phòng ban, Sự kiện nổi bật, Hoạt động văn hoá văn nghệ, Thông điệp từ Ban lãnh đạo.
Chuẩn bị hình ảnh minh hoạ
Bước tiếp theo trong quy trình thiết kế kỷ yếu chính là chuẩn bị hình ảnh minh hoạ cho nội dung kỷ yếu. Hình ảnh là yếu tố không thể thiếu trong kỷ yếu, góp phần làm cho cuốn sách sinh động và gắn kết hơn. Để chuẩn bị hình ảnh minh họa, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Chọn lọc hình ảnh: Chọn các bức ảnh từ các sự kiện quan trọng của công ty, ảnh tập thể, ảnh hoạt động và ảnh cá nhân nổi bật của các nhân viên.
- Chất lượng ảnh: Đảm bảo hình ảnh có độ phân giải cao, tránh bị mờ, nhoè khi in ấn.
- Sắp xếp theo chủ đề: Khi chọn ảnh, hãy đảm bảo rằng chúng phù hợp với chủ đề chung và minh hoạ đúng với từng mục nội dung.
Thông thường các đơn vị sẽ không đủ hình ảnh để cung cấp cho toàn bộ cuốn kỷ yếu, do vậy các doanh nghiệp sẽ đăng ký gói chụp ảnh kỷ yếu để đảm bảo hình ảnh nhất quán theo concept và minh hoạ chi tiết cho từng mục nội dung.
Dàn trang nội dung theo số trang đã định
Sau khi chuẩn bị xong nội dung và hình ảnh, bước tiếp theo trong quy trình thiết kế kỷ yếu là dàn trang cho cuốn kỷ yếu. Bước này sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn bố cục và giúp nội dung hiển thị hợp lý:
- Xác định số trang: Xác định số trang tổng thể dựa trên nội dung và hình ảnh đã chuẩn bị. Một cuốn kỷ yếu thông thường có từ 40 đến 100 trang, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể.
- Phân chia bố cục trang: Để tạo sự hài hòa, mỗi chương hoặc phần nội dung nên có bố cục nhất quán, phân tách nội dung các chương rõ ràng.
- Dàn trang hình ảnh và nội dung: Kết hợp hình ảnh và nội dung sao cho dễ đọc và hấp dẫn. Không nên để quá nhiều nội dung trên một trang và hãy tạo khoảng trống đủ để người đọc dễ dàng theo dõi.
Thiết kế bìa và một số trang trong
Bìa là phần đầu tiên gây ấn tượng cho người xem, nên việc thiết kế bìa rất quan trọng. Dưới đây là các lưu ý khi thiết kế bìa và một số trang trong:
Thiết kế bìa: Bìa trước và bìa sau cần phù hợp với chủ đề của kỷ yếu và phong cách chung của công ty. Sử dụng hình ảnh và màu sắc nhận diện thương hiệu để tạo điểm nhấn.
Trang mục lục và lời nói đầu: Đây là các trang mở đầu, tạo nên cảm giác chuyên nghiệp và chỉn chu. Trang mục lục nên được bố trí rõ ràng, giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm các phần nội dung.
Trang chính: Các trang chính trong mỗi chương cũng cần được thiết kế đặc biệt hơn các trang thông thường để tạo sự khác biệt và tăng tính thẩm mỹ.
Thiết kế toàn bộ cuốn kỷ yếu
Sau khi hoàn tất phần bìa và các trang đặc biệt, cần thiết kế toàn bộ cuốn kỷ yếu. Đây là giai đoạn tạo nên sự nhất quán và đồng bộ về mặt thẩm mỹ. Một số gợi ý cho bạn trong giai đoạn này:
- Tạo phong cách nhất quán: Lựa chọn phông chữ, màu sắc và bố cục phù hợp với chủ đề đã chọn. Đảm bảo các yếu tố này xuyên suốt và đồng nhất.
- Sắp xếp hình ảnh và văn bản: Sắp xếp hình ảnh và văn bản một cách hài hòa, đảm bảo không gian vừa mắt, thoáng và sạch sẽ.
- Tạo điểm nhấn: Thêm các hoạ tiết trang trí nhỏ để tạo điểm nhấn như icon, khung ảnh hay màu sắc nền. Tuy nhiên, không nên quá lạm dụng để tránh làm rối mắt người xem.
Hiệu chỉnh và hoàn thiện kỷ yếu
Sau khi đã thiết kế xong, cần thực hiện bước hiệu chỉnh và hoàn thiện trước khi gửi in. Đây là bước cuối cùng trong quy trình thiết kế kỷ yếu nhưng vô cùng quan trọng để đảm bảo chất lượng kỷ yếu:
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp
- Kiểm tra bố cục và hình ảnh
- Hiệu chỉnh màu sắc
- Duyệt cuối cùng
Thiết kế kỷ yếu công ty là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và sáng tạo để có thể truyền tải đúng thông điệp và phong cách của doanh nghiệp. Qua từng bước trong quy trình thiết kế kỷ yếu từ xác định khổ giấy, chuẩn bị nội dung, đến dàn trang và hoàn thiện, bạn sẽ tạo ra một cuốn kỷ yếu đầy ấn tượng, giúp lưu giữ những khoảnh khắc quý báu của công ty.
>> Đọc thêm: Làm kỷ yếu doanh nghiệp
