Kỷ yếu cơ quan – nơi lưu dấu ấn thời gian của bất kỳ cơ quan, tổ chức, tập thể nào. Không chỉ là thông tin về quá trình hình thành, phát triển của một chặng đường dài. Đó còn là nơi chất chứa những cảm xúc, tình cảm của những con người cùng gắn bó cả một chặng đường. Cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết hơn về kỷ yếu cơ quan ngay sau đây.
Mục lục
Kỷ yếu cơ quan là gì?
Kỷ yếu cơ quan là một dạng tài liệu được thiết kế và in ấn như một cuốn sách, một tập san hoặc một album ảnh. Trong đó ghi lại những kỷ niệm, hoạt động, quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, một tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Đây không chỉ là tài liệu lưu trữ thông tin đơn thuần mà còn là những khoảnh khắc, kỷ niệm đáng nhớ trong mọi hoạt động của cơ quan.
Kỷ yếu cơ quan không chỉ dành cho nội bộ mà việc thể hiện văn hoá, giá trị doanh nghiệp còn góp phần thể hiện vị thể, quảng bá hình ảnh cơ quan với đối tác, khách hàng. Tài liệu này được xem như tài liệu quý dành cho những người có công với cơ quan, cũng như dành cho các thế hệ mai sau nắm bắt được lịch sử và giá trị truyền thống.
Khi nào các cơ quan thường làm kỷ yếu?
Các cơ quan thường lựa chọn thực hiện kỷ yếu vào những dịp đặc biệt như:
- Kỷ niệm thành lập cơ quan: Đây là dịp phổ biến nhất để làm kỷ yếu, nhằm lưu giữ những chặng đường phát triển và sự cống hiến của các thế hệ nhân viên.
- Chuyển giao nhiệm kỳ lãnh đạo: Thời điểm này cũng thường được chọn để ghi lại những dấu ấn của các lãnh đạo cũ, sự thay đổi và định hướng mới cho tương lai.
- Kết thúc một dự án lớn: Sau khi hoàn thành các dự án quan trọng, cơ quan có thể làm kỷ yếu để ghi lại toàn bộ quá trình thực hiện dự án, những thành tựu đạt được và cả những kỷ niệm trong quá trình làm việc.
- Tổng kết năm: Một số đơn vị có thói quen tổng kết hoạt động cả năm và lưu giữ qua kỷ yếu, như một cách để nhìn lại những nỗ lực và thành tựu đã đạt được.
Làm kỷ yếu cơ quan có phức tạp không?
Làm kỷ yếu cơ quan sẽ khá phức tạp đối với cơ quan lần đầu làm kỷ yếu, và sẽ đơn giản hơn đối với cơ quan đã từng làm kỷ yếu. Phức tạp ở chỗ thông tin cần tổng hợp từ nhiều người, nhiều bộ phận, thu thập rồi biên tập rất mất thời gian. Tư liệu không phải lúc nào cũng sẵn. Nhiều khi để có được thông tin nào đó, cơ quan lại phải tìm về những cán bộ hoặc nhân viên đã từng làm việc trước kia,
Phức tạp tiếp theo là hệ thống được các thông tin sưu tập đó sao cho logic, bài bản, súc tích mà vẫn cuốn hút và truyền cảm hứng. Ngoài ra còn phải chọn lọc hình ảnh tương ứng với nội dung đó.
Chưa hết, đó chỉ là một phần của công việc, phức tạp và khó nhất có lẽ là thiết kế kỷ yếu. Dù nội dung có hay, hình ảnh có ấn tượng nhưng thiết kế làm sao để chạm đến người xem, khiến người xem có những xúc cảm thực sự mới khó. Rồi làm sao để cuốn kỷ yếu trông chuyên nghiệp, chỉn chu, phù hợp với phong cách của từng cơ quan lại là điều không hề đơn giản.
Lúc này sự phức tạp sẽ đơn giản hơn nếu cơ quan tìm được một đơn vị thiết kế kỷ yếu chuyên nghiệp. Mọi bước trong quy trình sẽ được thực hiện bài bản, khoa học và dễ dàng hơn.
Danh sách các đầu việc cần để làm kỷ yếu cơ quan
Để làm kỷ yếu cơ quan hoàn chỉnh, các đơn vị cần thực hiện một số công việc chính như sau:
- Lên ý tưởng và chủ đề cho kỷ yếu: Xác định chủ đề, phong cách và thông điệp muốn truyền tải.
- Thu thập tư liệu: Bao gồm hình ảnh, video, tài liệu viết về các hoạt động, thành tựu của cơ quan.
- Lập kế hoạch nội dung: Xác định các phần mục, câu chuyện và các sự kiện nổi bật muốn đưa vào kỷ yếu.
- Biên tập và viết bài: Biên soạn các bài viết, câu chuyện cho từng phần của kỷ yếu.
- Thiết kế: Thiết kế hình ảnh, bố cục cho kỷ yếu, đảm bảo thẩm mỹ và đồng nhất.
- In ấn: Lựa chọn chất liệu giấy, chất lượng in ấn để sản phẩm cuối cùng đạt yêu cầu cao nhất.
Lý do nên thuê trọn gói kỷ yếu cơ quan
Việc thuê trọn gói dịch vụ làm kỷ yếu cơ quan mang lại nhiều lợi ích cho các đơn vị như:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp sẽ đảm nhận toàn bộ quy trình từ lên ý tưởng, thu thập tư liệu, biên tập đến thiết kế và in ấn.
- Chất lượng chuyên nghiệp: Với kinh nghiệm và sự hiểu biết về thiết kế, các đơn vị này sẽ giúp tạo ra những sản phẩm chất lượng cao, đảm bảo tính thẩm mỹ và đúng yêu cầu của khách hàng.
- Đảm bảo tiến độ: Đơn vị dịch vụ sẽ đảm bảo tiến độ công việc, giúp các cơ quan có được sản phẩm kỷ yếu đúng hạn để sử dụng trong các dịp đặc biệt.
- Tư vấn và sáng tạo: Các đơn vị dịch vụ không chỉ cung cấp dịch vụ theo yêu cầu mà còn đưa ra những gợi ý sáng tạo, giúp kỷ yếu cơ quan trở nên độc đáo và ấn tượng hơn.
Thuê dịch vụ trọn gói làm kỷ yếu cơ quan không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo chất lượng của sản phẩm, mang lại những kỷ niệm đẹp và ý nghĩa cho các thành viên trong tổ chức.
>> TÌM HIỂU THÊM: thiết kế kỷ yếu công ty
